多くの企業で推進されている「クリアデスク」。
ワイドでも「クリアデスクを徹底しましょう！」といつも呼びかけています。
今月は、クリアデスクについて調べてみました。
クリアデスクとは
「クリアデスク」が推奨される理由として、“美観”や“業務効率化”がよくあげられますね。
実は、「クリアデスク」とは、情報セキュリティ・マネジメント・システム（ISMS）に関する規格BS7799に定められている一つの指針です。
現在はISO／IEC27001に「クリアデスクポリシー」として定められており、
”自席の机の上に情報を記録したものを放置したまま離席しない“
ことが求められています。
つまり、クリアデスクを実行している人は、帰宅時に机の上には書類が一切ない状態になるはず。
机の上が整理整頓されている状態＝クリアデスク ではないのですね。
①情報セキュリティの確保 ～ 一切の情報を放置しない
必要な書類を、うっかり不要なメモと一緒に処分したり、紛失してしまった経験はありませんか？
「シュレッダーしなければいけない書類」＝「重要書類」！
もし、自分が保管している書類が紛失したら、すぐに気がつく自信があるでしょうか。
もし、不安があるなら、自分で管理できる量に減らしましょう！
また、「これは重要書類じゃないから」と油断していると、いつかミスが発生する可能性があります。
「機密情報を見られない・盗まれない」ためには、「一切の情報を放置しない」ことが重要です。
情報には、印刷された書類はもちろん、手書きのメモや情報が入っているノートパソコンや持ち運べる記録媒体も含まれます。
離席時にはパソコンをログオフするなど、他人が操作できないようにする「クリアスクリーン」も必要です。
②業務効率化 ～ 書類の整理は情報の整理
仕事に追われていると、いつのまにかデスクがモノでいっぱいになってしまいがち。
しかし、保有中の書類のうちオフィスで管理すべきなのは30％、書庫室で保存すべきなのは20％、
捨てても構わない書類は50%だといわれています。
「捨てる／残す」をなんとなく決めていると、気づけば書類の山ができてしまい、情報も整理できなくなります。
書類が多い＝情報を探す時間、収納スペースなど、様々な「コストが増加する」と考えましょう。
③美観・5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）
きちんと整理されていないデスクが来客の目に入れば会社のイメージダウンにつながることがあります。
また、災害時には足元の荷物が避難の障害になるケースもあります。
ただし、美観を重要視して余計な作業が発生し、業務効率が低下してしまわないようにすることも大切ですね。
捨てられないときはコストやリスクを考える
『いつか使うかも』と思って捨てられないときは、
持つことによってかかるコストやリスク以上のメリットがあるかを考えて取捨選択し、
自分で管理できる書類量に抑えましょう。
能動的に捨てるようにすれば、自分にとってどれが必要で、どれが重要でないのかを考える訓練にもなり、
より仕事が洗練されていく効果もあるそうです。
「進行中BOX」「終了BOX」を作ってみよう！
◆「進行中BOX」・・・進行中の案件に関わる資料を入れるBOX。
今、自分が作業中の書類の置き場所を決め「私が進行中の書類はここにしかありません」と、
自分にも周りにも明確にすることで、抱えている案件の量や資料・進捗状況などが管理できます。
進行中BOXから必要な書類だけを取り出して作業を行い、退勤するときに進行中BOXに戻します。
机の上には1つの案件しか出さないようにすると、違う案件の資料が混ざることもありません。
帰宅時は、進行中BOXごと引き出しやキャビネットにしまうことで、セキュリティもアップします。
| ルール | ▶進行中ボックスは、自分で対応できる仕事量しかいれないようにする。 |
| ▶紙資料のファイリングは『立てる』（平置きは積み重ねの原因となるため厳禁） |
| ★ラベルで案件ごとに『表示』し、仕事内容に合わせてファイルを『色分け』しておくと、探す時間の短縮になります。 |
◆「終了BOX」・・・作業は終了したものの、少しの間保管しておきたい資料を入れるBOX。
| ルール | ▶必ず、終了日付を明記し、BOXがいっぱいになったら古いものから捨てる。 |
| ▶期日が来ても捨てられないものは、データ化する。 |
デスク整理のポイント「5S」
| 1.［整理］ | ⇒ 要不要を区別し、不要なものは思い切って捨てる |
| 2.［整頓］ | ⇒ 書類や道具を使いやすく、探しやすいように表示し配置する |
| 3.［清掃］ | ⇒ 整理・整頓がなされることで、スムーズに清掃することが可能になる |
| 4.［清潔］ | ⇒ 整理・整頓によりオフィス環境が清潔になる |
| 5.［しつけ］ | ⇒ この流れを習慣化し、清潔な状態を維持していく |
ワイドではクリアデスクを推奨していますが、いつも机がきれいな人と、そうでない人がいました。
ある時、「もしかして、クリアデスクに関する定義が人それぞれ違うのではないか？」
「根本的に収納スペースが少ないのかも？」などの疑問が生まれました。
そこで、「断捨離」イベントを開催！
普段の掃除の時間を使って、15分間ひたすら身の回りの断捨離に専念しました。
そうしたら、仕事に関わる古い資料だけでなく、
入社した時に配布されたマナー本やマニュアル、パンフレットや郵便物、
古い文房具など、色々なものが出てきました！
←約15分でこれだけの廃棄物が！
驚いたのは、普段モノに囲まれている人だけでなく、
クリアデスクができていると思われる人からも、沢山の廃棄が出たこと。
「これ、捨てようかな・・」「でも、また使うかもしれないし・・」と踏ん切りがつかなかったモノも、
こういったイベントを開催することで、「えいや！」と捨てることができたのかなと思います。
また、自分がどんなものを溜めやすいのか、少し傾向がわかったように感じました。
断捨離イベント、とってもオススメです！
作成：株式会社ワイドソフトデザイン//出典：マイナビ、IT用語辞典、オルタナティブブログ、アメーバニュース等