こんにちは！
企画グループのむっちゃんです。
私は仕事で、商品の企画やデザイン、販促ツールのデザインなどを行っています。
新しい企画に取り組む際、アイディア出しをする会議や、打ち合わせは貴重な時間であり、欠かすことはできません。
ひとりで、もんもんと考えるよりも、2人～の複数人で考えた方が、よいアイディアが生まれますし、モチベーションも上がります。
しかし、、、会議の進行がうまくいかないと下記のようなことが起こったりします。
◻︎本来の目的を見失う。 ◻︎会議が終わった後に、今後の方向性や実行すべきことが分からない。 ◻︎結局何のために集まったの？となる。
そんなことは絶対に回避したいですね。
会議をより有意義なものにしたい！そんなことを思っていた時に、上司にこの本をおすすめしてもらいました。
本日の書籍：「漫画でよくわかるファシリテータースキル」
谷 益美さんという、ビジネスコーチングをされている方の著書です。
ファシリテーターとは「ファシリテーターってなに？」
ファシリテーターとは、会議などの組織活動において中立的な立場から進行をサポートするファシリテーションという役割を担う者のことを指します。facilitateという英語には「容易にする」や「促進する」という意味があります。その原義どおり、ファシリテーターは自身では意思決定などに関与せず、会議体のセッティングや進行、グループ参加者が合意形成するプロセスを助ける役割に徹します。
http://www.mmm.co.jp/office/post_it/meetingsolution/methods/methods03.htmlより引用
とあり、ファシリテーターとは、会議を促進したり、まとめ役の人を指すそうです。
本書では、漫画でとても分かりやすく、「ファシリテータースキル」について学べるとのことで、さっそく読んでみました。
ストーリー
主人公の川上シゲオは、地方の建材メーカー代理店にメーカーから期限付きで出向してきた若手社員です。
代理店の皆さんに集まってもらい、新建材開発にあたって意見を募集しますが(ファシリテーターの立ち場になりますが)、日々の業務で忙しい代理店社員の皆さんに相手にされません…。
アイディア出しをしようとポストイットを渡しますがつっぱねられてしまいます…。悲しい。
そんな折、新幹線の横の座席に座っていたファシリテーション講師の山中マユミさんと出会います。
そして、マユミさんにアドバイスを受けて、シゲオはファシリテータースキルを身につけて困難を乗り越えていきます。書籍を読み進めると、ファシリテーターは、下記のスキルが必要と分かりました。
ファシリテーターに必要なスキルとは？
1)「見える化」できる(話題の共有)
◻︎時間通りに終わる。 ◻︎みんな活発に意見を出す。 ◻︎必ず何かの結論が出る。 そんな会議にするための便利な道具が「ホワイトボード」。 上手な使い方を知って人が集まる議論の場を有意義なモノに変えていきましょう。
「漫画でよくわかるファシリテーション」より引用
本書を読んで、最初に目的や課題を共有しておくことが大切だと分かりました。
そして、重要なのがそれを常に「見える化」しておくこと。
最初に目的や課題、意見を共有して常に見せておくツールとして、本書でおすすめされているのが、「ホワイトボード」です。会議の目的や、アウトプットすべきことなどを 見える化し、共通認識しておけば話が進めやすくなるんですね。
本書では、ホワイトボードの使い方も詳しく紹介されています。
私は、日ごろマインドマップをホワイトボードと同様の使い方で使っています。
マインドマップも、その場で、情報が「見える化」できて、その場で書き込めてデータとして保存できるので、おすすめです。
自分にあった情報共有ツールを見つけたいですね。
２)意見を引き出す→まとめることができる
続いて、ファシリテーターは、メンバーからの「意見を引き出し」て「意見をまとめる」役目をすべきとあります。
私たちは聞かれたことを聞かれた通りに答えます。 相手にポジティブな思考を促したければ、「なぜうまくいかないの？」ではなく、 「どうすればうまくいくと思う？」といった、ポジティブな言葉を使うことが肝心です。
「漫画でよくわかるファシリテーション」より引用
「意見を引き出す」際、聞き方一つで、ネガティブな方向へいったり、ポジティブな方向へいったりするわけですね。会議の際の質問の仕方にまで工夫を凝らすことで、よりよい場になることが分かりました。
「意見をまとめる」のスキルは、難易度が高そうですが、1)の情報共有がうまくいっていると、うまくいきそうです。
3)中立的な立場をとれる
さまざまな意見をまずは聞く「中立」のスタンスを取ることが大切です。
「漫画でよくわかるファシリテータスキル」より引用
ファシリテータになると、「公平」の立場でいることが求められるんですね。
ファシリテーターの役目
ファシリテーターの役目は、ただ会議を進行するだけが役割でなく、会議の場を活性化させることが大切な役目だと分かりました。
私は会議の場は、自由な発言ができる雰囲気であってほしいと思います。
そんなリラックスした場を作るためにも、日頃のコミュニケーションは大切ですね。
本書では、「ソーシャルスタイル論理」という、人の個性を分析した考え方が紹介されていました。
個人の個性を４つの分類に分けて、個性別のコミュニケーションの取り方や、おすすめの質問の仕方が紹介されています。これがとても興味深かったです…。私はこのタイプやん…社内でこの人はこのタイプかな？とあてはめてみたり…(勝手にすみません。)
「ソーシャルスタイル論理」は、会議だけでなく、日ごろのコミュニケーションでも使えるのではと思いました。
会議が「自由な発言する場」であったとしても、そうすると話が脱線をしかねません。
それを防ぐために、「会議の目的」や「決めるべきこと」を、共通認識しておくことは大切ですね。
私も、今回勉強した内容を、実践してみたいと思います★